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BALANCED SCORECARD |
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El Balanced Scorecard es una herramienta de gestión que permite controlar si la estrategia definida en nuestro Plan Estratégico se está cumpliendo y además define de que manera debemos modificar esta estrategia para incrementar valor a la organización. Entonces, lo primero que debemos hacer es leer la declaración de la Visión de la empresa y desagregarla en función a las cuatro perspectivas propuestas por los creadores del BSC, los profesores Norton y Kaplan.
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El tema radica en saber cómo trasladamos la Visión a la Acción, es decir, como ponemos en marcha la Visión de la empresa. Una de las forma es identifica las fortalezas y los compromisos más relevantes declarados en la Visión. De esta manera se estaría traduciendo la Visión en Objetivos Organizacionales u Objetivos Estratégicos.
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Aquí mostramos la forma cómo se propone trasladar la Visión a la acción.
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Los objetivos organizacionales deben estar distribuidos a lo largo de toda la organización. Cada área de la empresa debe trazarse sus propios objetivos. Si por ejemplo el área de operaciones debe diseñar sus objetivos, el cuadro que se muestra a continuación podría ser un buen derrotero.
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El Balanced Scorecard se basa en 4 perspectivas bien definidas, estas perspectivas están orientadas a trabajar con las estrategias que definen nuestro plan estratégico y que se muestran en el cuadro adjunto. La visión y los objetivos organizacionales u objetivos estratégicos tienen que estar plenamente relacionados con estas perspectivas para poder medir el cumplimiento de la estrategia en el tiempo.
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Respecto a los procesos internos, debemos advertir los cuatro grandes temas estratégicos que debes agrupar en tu empresa. Tiene que establecerse mediante un mapa estratégico, donde se tiene primero que identificar un inventario de acciones pertinentes a las perspectivas del BSC. Sin embargo, ahora que se está hablando de responsabilidad social, no se debe dejar de lado el tema que involucra una buena gestión empresarial, el compromiso con la sociedad.
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En el área de aprendizaje y crecimiento, debemos configurar un esquema de competencias del talento humano disponible para elaborar tareas relevantes en la organización. El clima laboral tiene que ser el idóneo para poner en marcha el BSC. La tecnología cambia dramáticamente y muy rápido, lo que ahora es negocio, con el cambio tecnológico ya no lo podrá ser. He ahí la importancia de este tema dentro de la verificación de la velocidad en que somos capaces de cambiar aplicando la tecnología.
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Luego se establece la Matriz Tablero de Comando (TC), el KPI, es el indicador o la forma cómo vamos a medir el comportamiento de las estrategias implementadas. El driver son las actividades operativas a desarrollar para dar cumplimiento a la estrategia. La iniciativa estratégica viene a ser los proyectos estratégicos que debe desarrollar la organización.
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Una vez que hemos distribuido las estrategias en función de estas, ahora cinco perspectivas, tenemos que aplicar las herramientas necesarias para hacer un seguimiento adecuado y oportuno de la estrategia. Estas herramientas son el Mapa Estratégico, que da cuenta de las cinco perspectivas del BSC. La Matriz Tablero de Comando (TC) que establece las líneas generales de la estrategia para poder monitorearla de manera organizada y El Software siempre muy útil y por demás indispensable para tomarle el pulso a la organización en cualquier momento. Para ello la información debe estar al día.
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Un oportuno control permite virar con rapidez las tácticas o modificar las estrategias. Los objetivos estratégicos deben ser el asunto más relevante en el momento de medir la estrategia. Es decir, esta información debe estar en tiempo real si se quiere virar con rapidez. En el cuadro adjunto se puede apreciar que la perspectiva financiera controla cuatro distribuciones de capital, los mismos que necesitan redituar una cantidad porcentual mínima de acuerdo con su costo de capital u otro criterio financiero. Véase la distribución de capital 2 que no está obteniendo las utilidades requeridas, como está en línea roja, esta posición advierte que su resultado está en función a la rotación de 4 productos donde se hizo la distribución de capital de trabajo de los 80,000 de Distrib 2. Este cuadro de productos nos dice que el Producto 3 no se está comportando de acuerdo a lo planificado.
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Ahora tenemos en el mercado software de todo tipo, desde los complementos o addins escritos para hojas de cálculo, hasta el software privado y software libre. Casi todos están orientados a las 4 perspectivas originales que propusieron Norton y Kaplan en los inicios del BSC. Abajo se puede apreciar uno de los reportes de software especializado.
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Aquí se muestra un prototipo en versión de un complemento para excel, usando macros de trabajo. Para ello, las celdas pertinentes de la hoja de cálculo deben estar enlazadas a las hojas de cálculo de las personas que nutren de información para que el Tablero de Comando tenga información en tiempo real.
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Ahora, mostramos un Tablero de Comando con las perspectivas definidas por la organización. Vemos que uno de los semáforos de alerta es Producción. Si ingresamos a producción, tendremos varios semáforos de alerta de temas relacionados a producción y, a su vez, cada uno de ellos también podría tener su propio semáforo de alerta. Es decir, se da cuenta de un sistema bronquial o arborítico, definido por el grado de exhaustividad en el control mediante el BSC.
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De la misma forma, si la empresa ya está organizada por procesos, en estos podríamos implementar un Tablero de Comando que nos permita identificar cual o cuales son los procesos que retrazan el cumplimiento de la estrategia.
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Aquí, vemos otro ejemplo de como podríamos advertir con rapidez que proceso en la organización no permite cumplir con la estrategia.
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Dos ejemplos más de perspectivas financiera y de clientes.
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